La integración de todos los elementos, las áreas y los recursos es fundamental para implementar un ERP. Aún así, conviene prever que el sistema por instalar puede tener insuficiencias.
Los sistemas ERP han cambiado fundamentalmente la forma de trabajar de las empresas relacionadas con tecnologías de información. La implantación de estos sistemas debido a su tamaño y complejidad hacen difícil su administración como proyecto.
Las partes del proyecto
Existen dos partes principales en la administración de un ERP:
- La gente
- La tecnología
El éxito no anda solo
Posiblemente el elemento más decisivo en el éxito o fracaso de una implantación ERP es el conocimiento y la habilidad del administrador del proyecto. Este profesional debe comprender perfectamente al negocio y la tecnología involucrada. Para evitar la tropicalización del sistema las empresas cambian sus procesos de negocio para adaptarse al nuevo software. Un buen administrador debe entender el impacto que el ERP provocará y tener una perfecta línea de comunicación con todos los responsables de las áreas que conforman la organización. Además, es fundamental que trabaje con ellos para asegurar una transición efectiva al nuevo ambiente de operación. Para ayudar a la educación de los administradores de proyectos, El Gartner Institute (de Gartner Group) creó un programa de certificación con la especialidad ERP. El programa de los cursos se enfoca principalmente a los factores críticos que hace una implantación de un ERP diferente de un típico desarrollo de aplicaciones, esto incluye la planeación de los grandes riesgos implicados y la compleja funcionalidad que acompañan a los proyectos ERP. Un administrador de proyectos necesita ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en que el negocio pueda incurrir durante la implementación. Debe ser capaz de trabajar con cualquier persona de la organización, tener la habilidad de aprender rápido, ya que tienen que trabajar con áreas de la empresa que no le son familiares. Igualmente, tendrá que ser altamente disciplinado y hábil para imaginar como será la organización una vez que el proyecto sea concluido, así como vislumbrar el camino que debe seguir para llegar a un final exitoso. Esto implica regresar al camino a aquellos miembros del equipo que por diferentes motivos se hayan desviado o distraído. Debe saber tomar decisiones de alto riesgo y de manera oportuna, sabiendo que no todos estarán de acuerdo con el resultado.
Alcance del proyecto
Para lograr el cumplimiento óptimo del alcance del proyecto, se requiere crear procedimientos de administración para prevenir los cambios que pudieran surgir, a fin de evitar un proyecto “interminable”. Constantemente se solicitan modificaciones que hacen crecer o disminuir al proyecto, con lo que se provoca confusión entre los miembros del equipo. El objetivo principal de la administración del alcance es definir y controlar qué está incluido y qué no se incluirá dentro del proyecto. El administrador del proyecto debe trabajar con todos los departamentos para definir claramente el alcance. Si esto no es así, el proyecto está condenado a fracasar, con todos los perjuicios que ello implica. Por otra parte, trabajar fuera del alcance del proyecto afectará invariablemente el presupuesto del mismo. El alcance de implementación de un ERP contiene variados componentes. El equipo de trabajo debe decidir los procesos de negocio que serán incorporados en cada fase de la implementación. Asimismo, es necesario determinar las tecnologías que tendrán que ser reemplazadas y/o actualizadas y reconocer las interfases necesarias para el intercambio de información con los sistemas actuales. Para prevenir problemas de alcance, es necesario determinar, por escrito, todos los requerimientos con la firma del responsable de cada área, de los usuarios y de la más alta autoridad dentro del proyecto. Deben existir procedimientos para el control de cambios que eviten provocar tensión entre los involucrados.
Adaptarse a un ERP
Ningún ERP, no importa lo complejo, grande o sofisticado que sea, se adapta al 100% de las necesidades de una organización, aunque el vendedor de ERPs diga lo contrario. Los administradores de este tipo de proyectos normalmente se sienten como en un campo minado tratando de detectar las situaciones que un ERP no podrá cubrir y los problemas que esto conlleva. El principal problema consiste en que cada vez que se detecta una insuficiencia de un ERP, uno se pregunta ¿Cuánto más me va a costar?, lo que muchas veces trae insatisfacción y frustración por parte de los patrocinadores del proyecto. Para solucionar el problema mencionado hay que ser extremadamente cuidadosos en el proceso de selección de la aplicación integral y estar seguros de que todas las personas de todos los niveles sepan lo que el paquete puede o no hacer. Se debe comenzar elaborando un documento que contenga las insuficiencias del ERP, lo que indicará el camino a seguir al administrador del proyecto.
El personal indicado
Es absolutamente crítico involucrar oportunamente a las personas adecuadas. No considerar a alguien importante puede tener implicaciones políticas y perjudiciales para el proyecto. El administrador del proyecto es el responsable de reconocer a todas las personas que conviene involucrar en cada área de la organización. Existe una tendencia en la que el equipo implementador de ERPs solamente en ERPs, es definitivamente difícil de conseguir. El personal valioso de una empresa es requerido en varios proyectos, lo que hace necesario identificar si se cuenta o no con las personas críticas desde un principio, y debe asegurarse su permanencia a través de toda la implementación. El proyecto puede ser largo y volverse tedioso, por lo que se hace importante establecer planes motivacionales y de comunicación para lograr un buen ambiente de trabajo, el administrador debe establecer un plan de permanencia de los miembros del equipo. Un aspecto importante es establecer un horario adecuado de trabajo. Estudios al respecto han detectado que las largas jornadas afectan negativamente el estado de ánimo de los integrantes en este tipo de proyectos. Es necesario lograr que las personas cumplan con sus objetivos en el tiempo establecido y no exceder el número de horas diarias de trabajo a fin de no afectar la productividad del equipo. Otro problema importante que encaran los administradores de implementación de ERPs es el integrar consultores para asegurar una transferencia efectiva del conocimiento a todo el personal de la organización. Es recomendable que los consultores y el personal en general trabajen juntos por un período determinado a través de la implementación.
Interfases con otros sistemas
Un ERP se vuelve normalmente “el centro del universo” para la organización cuando es implementado . Sin embargo, por las necesidades que no cubre completamente y las cuestiones políticas inherentes, siempre existen interfases con otros sistemas, que pueden involucrar complicaciones en la plataforma tecnológica utilizada por el ERP y la utilizada por los sistemas actuales (EDI, EFT, WEB, etcétera) adicionalmente de las nuevas tendencias tecnológicas (e-commerce, por ejemplo). Administrar, analizar, diseñar e implementar estas interfases pueden convertirse, muy probablemente en un verdadero dolor de cabeza. El traslado de información y requerimientos de áreas particulares puede costar mucho dinero y el consumo de grandes cantidades de recursos humanos y equipo. El administrador de proyectos ERP debe reconocer todas estas interfases de manera anticipada y elaborar los planes necesarios para su construcción, dándoles prioridad de acuerdo a las necesidades generales. Se utilizan generalmente las siguientes interfases con un ERP:
- Intercambio de diferentes tipos de datos.
- Información histórica no considerada por el ERP.
- Automatización de reportes de ventas.
- Transacciones con otros ERPs especializados en un área de la empresa, manufactura, por ejemplo.
- Con Data Warehouse.
- Sistemas de clientes/proveedores.
Corolario
El éxito o fracaso en la implementación de un ERP depende básicamente de contar con los recursos técnicos y humanos adecuados, además de considerar una administración efectiva del proyecto. Es imprescindible tener un administrador con experiencia en este tipo de proyectos que sepa manejar las situaciones políticas de riesgo, tecnológicas, de conflicto y de comunicación inherentes. Debe conocer perfectamente el negocio y saber a donde lo llevará una vez concluida la implementación. Cualquier empresario quiere que la implementación de un ERP sea lo más adecuada y con el menor costo. Si usted sigue las recomendaciones anteriores logrará evitarle molestias innecesarias a su organización al implementar un ERP.
ANEXO
A través de información recopilada de las cinco grandes compañías consultoras más reconocidas a nivel mundial (Big 5), se han podido determinar los 10 principales problemas que enfrenta un líder o administrador de proyectos ERP:
- Tamaño del proyecto.
- Contar con el personal adecuado.
- Administración del riesgo.
- Fechas tope inalcanzables.
- Liquidez.
- Políticas organizacionales.
- Alteraciones al alcance original.
- Actividades no planeadas.
- Interfases.
- Resistencia al cambio.
Características principales de un administrador de proyectos ERP exitoso:
- Es flexible.
- Cuenta con disciplina.
- Tiene la capacidad de aprender rápido.
- Es un buen tomador de decisiones.
- Tiene amplia experiencia en ERPs.
- Tiene experiencia en el negocio.
- Es político.
- Tiene una educación formal.
- Es amigable, con carisma.
- Es motivador.
